Quy trình xuất bản

Quy trình nhận bài

Tác giả gửi bài báo tuân thủ theo đúng chính sách tác giả mà tạp chí đã công bố. Tạp chí nhận toàn văn bài báo tuân thủ đầy đủ các quy định (*) của Tạp chí như sau:

  • Đảm bảo phù hợp về tôn chỉ, mục tiêu, phạm vi của tạp chí đã công bố;
  • Tuân thủ đạo đức nghiên cứu, chính sách xuất bản của tạp chí và xung đột lợi ích;
  • Thực hiện đúng thể lệ, chính sách nộp bài, tính tương đồng của bài báo, cấu trúc bài báo, quy cách trình bày, số trang quy định với thông tin tác giả đầy đủ, hình ảnh, chú thích minh họa rõ ràng, chính xác, ngôn ngữ tiếng Anh chuẩn mực, khoa học.
  • Tác giả cam kết bản thảo bài báo không được gửi cùng một lúc nhiều tạp chí và được công công bố lần đầu tiên, chưa từng được xuất bản trên các tạp chí hay ấn phẩm khác.

Quy trình nhận bản thảo bài báo được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Tạp chí nhận bản thảo bài báo của tác giả trên Hệ thống gửi bài trực tuyến của Tạp chí tại trang web hnuejs.edu.vn.

Bước 2: Tác giả nhận được email xác nhận đã gửi bài thành công trên Hệ thống gửi bài trực tuyến của Tạp chí.

Bước 3: Biên tập viên của Tạp chí tiến hành sơ loại bài báo đạt đúng và đầy đủ các tiêu chuẩn như quy định (*) đã trình bày ở trên. Biên tập viên có thể yêu cầu tác giả chỉnh sửa theo đúng quy định hoặc từ chối không tiến hành gửi phản biện nếu sau khi sửa bài báo vẫn không thể đáp ứng đúng quy định.

Bước 4: Tác giả nhận được email thông báo Tạp chí đã nhận bài sau khi sơ loại và chuẩn bị tiến hành gửi phản biện trên Hệ thống gửi bài trực tuyến của Tạp chí. Ngày nhận bài của tạp chí được bắt đầu tính từ ngày này.

Quy trình phản biện

Tạp chí thực hiện quy trình gửi hai phản biện kín hai chiều trên Hệ thống trực tuyến  và tuân thủ theo chính sách phản biện mà Tạp chí đã công bố.

Tạp chí gửi ít nhất hai chuyên gia phản biện kín mỗi bài qua hai vòng: Vòng 1 là vòng phản biện đánh giá bài báo ban đầu của tác giả do Ban biên tập gửi; Vòng 2 là vòng phản biện đánh giá bản sửa và xem xét giải trình sửa chữa của tác giả theo ý kiến cần chỉnh sửa của phản biện ở vòng 1.

Với những bài báo mà các phản biện đều không yêu cầu chỉnh sửa gì thêm thì không có vòng phản biện 2. Với những bài báo có sự sai khác lớn giữa 2 phản biện hoặc chưa thống nhất giữa phản biện và tác giả thì Ban biên tập tiến hành gửi thêm phản biện 3. 

Quy trình phản biện bài báo được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Biên tập viên xin tư vấn của Hội đồng biên tập chọn 2 chuyên gia phản biện đúng chuyên ngành của bài báo, có uy tín khoa học cao cho mỗi bài báo sau đó lập danh sách phản biện mỗi bài báo gửi cho Tổng biên tập phê duyệt.

Bước 2: Biên tập viên gửi phản biện kín hai chiều theo danh sách đã được phê duyệt trên Hệ thống trực tuyến của Tạp chí.

Tác giả và người phản biện sẽ được ẩn danh và không được biết nhau trong suốt quá trình phản biện. Các thông tin trao đổi giữa phản biện, biên tập viên và tác giả phải thông qua website trực tuyến của Tạp chí.

Khi người phản biện chấp nhận lời mời thực hiện công tác phản biện từ Tòa soạn, thời gian phản biện bắt đầu được tính từ lúc này đến lúc hoàn thành tối đa là 20 ngày cho vòng 1 và 10 ngày cho vòng hai (trừ các các trường hợp đặc biệt). 

Bước 3: Chuyên gia phản biện gửi kết quả nhận xét, đánh giá và kết luận về bài báo trên Hệ thống trực tuyến của tạp chí.

- Chuyên gia phản biện có thể gửi kết quả nhận xét theo một số nội dung như sau:

+ Nội dung khoa học của bài báo, ý kiến cơ bản của bài báo về tính khoa học, thực tiễn, tính mới của bài báo và những đóng góp của bài báo;

+ Tóm tắt có phản ánh đầy đủ các kết quả và ý mới cơ bản của bài báo hay không;

+ Những điều cần sửa chữa, bổ sung ở các mục như: Tiêu đề bài báo; Tóm tắt và Từ khóa; Giới thiệu tổng quan các tài liệu nghiên cứu trước đây; Trích dẫn tài liệu tham khảo; Lí do nghiên cứu; Phương tiện và Phương pháp nghiên cứu; Cơ sở lí thuyết; Hình ảnh, bảng số liệu, công thức, dữ liệu; Lập luận phân tích; Nội dung thảo luận; Hình thức trình bày, lỗi chính tả, ngữ pháp, văn phong tiếng Anh; Kết quả nghiên cứu và Danh mục tài liệu tham khảo.

- Chuyên gia phản biện gửi đánh giá xếp loại bài báo theo ý kiến cá nhân của chuyên gia phản biện gồm các mức A, B, C, D theo các mục như sau:

Mức độ mới của vấn đề nghiên cứu

A

Kỹ thuật trình bày

A

Tầm quan trọng của lĩnh vực liên quan  

A

Tính hợp lí của tài liệu tham khảo

A

Độ chính xác

A

Chất lượng tiếng Anh

B

 

Novelty

 

Presentation and Technical Correctness

 

Importance

 

References

 

Curacy

 

English:

 

Trong đó A là cao nhất:

A- Very good (tốt);

B- Good (khá);

C- Average (trung bình);

D- Poor (kém).

- Chuyên gia phản biện gửi kết luận về bài báo như sau:

+ Bài báo cần chỉnh sửa nhỏ;

+ Bài báo cần chỉnh sửa lớn;

+ Bài báo từ chối đăng;

+ Bài báo không cần chỉnh sửa, giữ nguyên như hiện trạng.

Bước 4: Biên tập viên được sự đồng ý của Tổng biên tập quyết định tình trạng bài báo sau khi có kết quả của 2 phản biện ở vòng 1 với 4 lựa chọn: 

  1. Chấp nhận đăng bài báo mà không cần chỉnh sửa; 
  2. Bài báo cần chỉnh sửa và gửi lại bản sửa kèm giải trình chỉnh sửa để tiếp tục phản biện vòng 2 (nếu có); 
  3. Từ chối đăng bài báo; 
  4. Bài báo cần chỉnh sửa và gửi lại để gửi phản biện 3 (nếu có).

Tất cả các quyết định của Tổng biên tập hoặc Biên tập viên về các kết quả phản biện đều được thể hiện trên thanh trạng thái của bài báo và email thông báo đến Tác giả thông qua Hệ thống trực tuyến của tạp chí.

Tất cả các kết quả của phản biện luôn được lưu trữ trên hệ thống và có thể truy cập online để xem lại khi cần thiết.

Tác giả có thể theo dõi trên thanh trạng thái của Hệ thống trực tuyến đồng thời cũng nhận được email trên hệ thống về quyết định tình trạng của bài báo là 1 trong 4 lựa chọn đã trình bày ở trên. Thời gian tác giả gửi bản sửa kèm giải trình sửa cho tạp chí trên hệ thống ở vòng phản biện 1 tối đa là 10 ngày tính từ ngày nhận được quyết định của Ban biên tập về yêu cầu chỉnh sửa.

Bước 5: Biên tập viên tiến hành gửi các bản sửa kèm giải trình sửa chữa của tác giả cho phản biện vòng 2 (nếu có) trên Hệ thống trực tuyến của tạp chí. Thời gian phản biện trả kết quả vòng 2 tối đa là 7 ngày. Thời gian tác giả gửi bản sửa ở vòng phản biện 2 tối đa là 5 ngày tính từ ngày nhận được quyết định của Ban biên tập về yêu cầu chỉnh sửa tiếp.

Bước 6: Biên tập viên tiếp tục yêu cầu tác giả sửa chữa sau vòng phản biện 2 (nếu có). Trong trường hợp bài viết gửi thêm phản biện 3 thì quy trình gửi phản biện 3 cũng tiến hành qua 2 vòng phản biện như trên.

Ban biên tập gửi 2 chuyên gia phản biện cùng một lúc và đảm bảo PB trả kết quả tối đa 30 ngày cho cả 2 vòng phản biện. Trường hợp gửi thêm phản biện 3 nối tiếp sau 2 phản biện thì PB 3 trả kết quả tối đa là 20 ngày sau 2 vòng PB. Thời gian tác giả gửi bản sửa theo phản biện 3 ở cả 2 vòng tối đa là 7 ngày.

Bản thảo sau khi được 2 phản biện đồng ý với bản sửa chữa qua 2 vòng phản biện sẽ được gửi đến Biên tập viên để tiến hành biên tập.

Quy trình biên tập

Tạp chí thực hiện quy trình biên tập trên Hệ thống trực tuyến và tuân thủ theo chính sách biên tập mà Tạp chí đã công bố.

Quy trình biên tập bài báo được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Biên tập viên được sự phân công của Tổng biên tập thực hiện biên tập một bài báo cụ thể theo chuyên ngành phù hợp thông qua Hệ thống trực tuyến của Tạp chí. Biên tập viên sẽ nhận được thông báo trên hệ thống về bài báo sẽ tiến hành biên tập. Từ thời điểm này, Biên tập viên sẽ chịu trách nhiệm biên tập, liên hệ với tác giả và yêu cầu chỉnh sửa, ra các quyết định về bài báo cho đến khi trình Tổng biên tập duyệt đăng bài báo. 

Bước 2: Sau khi có kết quả của 2 phản biện tại vòng 1, Biên tập viên sẽ đưa ra các quyết định về tình trạng bài báo có thể thuộc một trong trong các trường hợp sau:

(1) Bài báo chờ biên tập và quyết định duyệt đăng của Tổng biên tập: Nếu 2 phản biện chấp nhận đăng với hiện trạng bài báo mà không yêu cầu chỉnh sửa thêm.

(2) Bài báo cần chỉnh sửa và nộp lại cho Biên tập viên để chuẩn bị tiến hành gửi phản biện vòng 2: Nếu 1 trong 2 phản biện hoặc cả 2 phản biện đều yêu cầu chỉnh sửa.

(3) Bài báo bị từ chối đăng: Nếu cả 2 phản biện đều từ chối đăng hoặc 1 phản biện từ chối đăng còn 1 phản biện yêu cầu chỉnh sửa lớn do đánh giá thấp về tính mới hay độ chính xác, kĩ thuật trình bày của bài báo.

(4) Bài báo cần chỉnh sửa và nộp lại cho Biên tập viên để chuẩn bị tiến hành gửi phản biện vòng 2 đồng thời gửi thêm phản biện 3 (khi tiến hành gửi thêm phản biện 3 vẫn đảm bảo quy trình 2 vòng phản biện): Nếu kết quả của 2 phản biện có sự sai khác nhiều hoặc không có sự thống nhất giữa tác giả với 1 trong 2 phản biện.

Thời gian đưa ra quyết định của Biên tập viên cho bài báo thuộc 1 trong 4 trường hợp trên tối đa là 3 ngày kể từ khi có kết quả của 2 phản biện. Thời gian tác giả gửi lại bản sửa kèm giải trình sửa chữa cho biên tập viên tối đa là 10 ngày cho vòng phản biện 1 tính từ ngày Biên tập viên gửi yêu cầu sửa chữa theo 2 phản biện cho tác giả trên Hệ thống trực tuyến.

Bước 3: Tác giả phải chỉnh sửa theo các yêu cầu của 2 phản biện (nếu có) cũng như của Biên tập viên. Sau khi tác giả gửi bản sửa kèm giải trình sửa chữa cho Biên tập viên thì bản sửa của tác giả sẽ được biên tập viên gửi phản biện vòng 2.

Bước 4: Sau khi chuyên gia phản biện xem lại bản sửa kèm giải trình của tác giả trong vòng phản biện 2 và gửi lại kết quả cho Biên tập viên với thời gian tối đa là 10 ngày, Biên tập viên ra quyết định thuộc một trong các trường hợp sau:

(1) Bài báo chờ biên tập và quyết định duyệt đăng của Tổng biên tập: Nếu 2 phản biện chấp nhận đăng với bài báo sau chỉnh sửa của tác giả ở vòng phản biện 2 mà không yêu cầu chỉnh sửa thêm.

(2) Bài báo cần chỉnh sửa: Nếu 1 trong 2 hoặc cả 2 phản biện yêu cầu tác giả sửa tiếp với bài báo sau chỉnh sửa của tác giả ở vòng phản biện 2.

(3) Bài báo tạm hoãn chưa đăng: Nếu 1 trong 2 phản biện có ý kiến yêu cầu tác giả sửa tiếp với bài báo sau chỉnh sửa nhưng tác giả chưa thể sửa được theo thời gian quy định của Tạp chí hoặc có ý kiến chưa thống nhất với phản biện thì bài báo được để lại và xử lí sau nhằm mục đích đảm bảo chất lượng của Tạp chí và số báo được ra đúng kì hạn.

(4) Bài báo bị từ chối đăng: Nếu 1 trong 2 phản biện có ý kiến yêu cầu tác giả sửa tiếp với bài báo sau chỉnh sửa nhưng tác giả không thể sửa được ảnh hưởng đến chất lượng bài báo như độ chính xác của nghiên cứu hay tính khoa học của bài báo.

Thời gian tác giả gửi lại bản sửa cho biên tập viên ở vòng phản biện 2 tối đa là 5 ngày tính từ ngày Biên tập viên gửi quyết định tiếp tục sửa cho tác giả. Nếu bài báo được gửi thêm phản biện 3 thì thời gian tác giả gửi bản sửa theo phản biện 3 ở cả 2 vòng tối đa là 7 ngày.

Bước 5: Biên tập viên tiến hành biên tập tiếp các bài báo đã được 2 phản biện chấp nhận đăng sau 2 vòng phản biện. Các Tác giả phải hợp tác với Biên tập viên để chỉnh sửa theo các yêu cầu của Biên tập viên nhằm đảm bảo chất lượng bài báo và đáp ứng yêu cầu của Tạp chí. Biên tập viên cần đọc ít nhất 2 bản bông cuốn tạp chí.

Bước 6. Sau khi hoàn thành công đoạn biên tập trên, Biên tập viên gửi chuyên gia hiệu đính tiếng Anh vừa có chuyên môn cao về tiếng Anh vừa đúng chuyên ngành của bài báo để hiệu đính tiếng Anh nhằm đảm bảo cả chất lượng, văn phong tiếng Anh và thuật ngữ tiếng Anh khoa học chuyên ngành của bài báo.

Bước 7. Biên tập viên gửi bản bông 3 (bản sau 2 lần đọc bông) cuốn tạp chí cho Tổng biên tập duyệt đăng. Nếu Tổng biên tập yêu cầu sửa chữa thì Biên tập viên gửi cho tác giả sửa chữa và tiếp tục biên tập theo yêu cầu của Tổng biên tập.

Bước 8. Biên tập viên gửi tác giả rà soát bản thảo lần cuối cùng để tránh sai sót trước khi gửi đến nhà in tạp chí.

Quy trình duyệt bài đăng, in ấn và xuất bản online

Tạp chí thực hiện quy trình duyệt đăng bài trên Hệ thống trực tuyến và tuân thủ theo chính sách duyệt đăng bài mà Tạp chí đã công bố.

Quyết định duyệt đăng bài báo của Tổng biên tập là quyết định cuối cùng dựa trên đề xuất của Biên tập viên sau quá trình biên tập cùng với kết quả của 2 phản biện/mỗi bài báo và có sự đồng thuận của Hội đồng biên tập khi tư vấn chọn chuyên gia phản biện.

Quy trình duyệt bài đăng, in ấn và xuất bản online được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Biên tập viên chuyên ngành gửi danh sách kết quả phản biện các bài báo và bản bông 3 cuốn tạp chí đã hoàn tất công đoạn biên tập trước khi duyệt đăng để trình Tổng biên tập.

Bước 2: Tổng biên tập xem xét tất cả các điều kiện duyệt đăng của bài báo trên vai trò Tổng biên tập để duyệt đăng những bài báo chất lượng và đủ điều kiện nhận đăng theo chính sách duyệt đăng của Tạp chí. Ngày Tổng biên tập kí duyệt đăng chính là ngày nhận đăng được ghi trên mục thông tin của bài báo.

Bước 3: Sau khi nhận cuốn Tạp chí mà Tổng biên tập đã duyệt, Biên tập viên gửi cho tác giả sửa chữa tiếp nếu Tổng biên tập yêu cầu và gửi bài báo cho tất cả các tác giả rà soát lần nữa rồi đọc lại lần cuối trước khi gửi nhà in.

Bước 4: Biên tập viên chuyển file số ra Tạp chí cho nhà in, kiểm tra bản ma-ket, bìa in, xác nhận bản in và duyệt file in.

Bước 5: Biên tập viên gửi file số ra Tạp chí cho bộ phận chuyên trách để xuất bản online.